ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) H/F

IPAC - ALBERTVILLE (73)

CDI

POSTE A POURVOIR LE 23 AVRIL 2018 

 

Vous assurez la réception, l’orientation et la première information des usagers de l’établissement. Vous représentez l’image de l’IPAC auprès des visiteurs.
Vous accueillez, renseignez et informez le public sur les services proposés par IPAC en face à face ou au standard téléphonique.
Missions d’accueil et administratives

Vos Missions :

  • Missions d’accueil :
  • Accueille les différents publics (enseignants, familles, étudiants)
  • Renseigne directement ou oriente vers la personne ou le service compétent
  • Reçoit transmet ou réoriente les appels téléphoniques
  • Explique les procédures aux usagers et facilite la constitution des dossiers
  • Missions administratives :
  • Gestion d’hyperplanning (gestion des salles, apport données),
  • Suivi des feuilles de présence et gestion des absences des apprenants,
  • Création des comptes étudiants,
  • Gestion des inscriptions mutuelle,
  • Commande petit matériel et gestion des consommables copieur,

Vos Qualifications :

De Niveau Bac à Bac +2 dans le domaine de la bureautique et du secrétariat 

Vos Compétences :

  • Compétences métier :
  • Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Capacité à communiquer tant à l’écrit qu’à l’oral
  • Utiliser les logiciels et/ou applications spécifiques à l’activité
  • Identifier et transmettre des informations fiables et actualisées
  • Savoir identifier/analyser des situations d’urgence et définir les actions à réaliser

Savoir-être :

  • Etre rigoureux, dynamique, réactif et fiable
  • Etre en mesure de transmettre à travers son attitude et sa posture une image valorisante de l’IPAC
  • Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
  • Sens profond du contact, des relations humaines et de l'écoute
  • Sens de l’accueil et du service
  • Bonne présentation

Connaissances :

  • Connaître les outils de communication
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques informatiques appliqués à son domaine d’activité
  • Connaître l’organisation, le fonctionnement de l’environnement institutionnel
  • Maîtrise de la langue française

 

Rejoignez notre équipe dynamique en envoyant votre candidature à :

sophie.guende@ipac-france.com

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